Jumat, 15 Februari 2013

Penampilan Yang Ideal Dan Menarik Bagi Seorang Sekretaris

A. Pendahuluan
Sekretaris identik dengan pekerjaan yang teratur dan menjadi ikon sebuah perusahaan. Seperti halnya publik relation, seorang sekretaris juga dituntut punya penampilan menarik dan profesional. Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya  yang pekerjaannya membantu, memperlancar dan mempermudah pekerjaan pimpinan dalam bidang administrasi kantor agar tujuan perusahaan bisa tercapai. Seorang sekretaris juga harus bisa menjaga kode etiknya sebagai sekretaris dan juga harus menjaga kepercayaan dan kerahasiaan perusahaanSebagai seorang sekretaris maka harus memiliki keterampilan, pengetahuan dan wawasan yang yang luas karena seorang sekretaris dituntut untuk bekerja keras, bekerja cerdas dan juga bekerja dengan teliti. Seorang sekretaris itu adalah otaknya perusahaan. Jadi apa yang dikerjakan oleh sekretaris dapat mempengaruhi dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan.
Untuk menjadi seorang sekretaris yang professional harus mempunyai syarat sebagai berikut:
  1. Memiliki keterampilan dalam bidang administrasi dan bidang-bidang terkaitnya
  2. Memiliki pengalaman, pengetahuan dan wawasan yang luas
  3. Harus pandai dalam berkomunikasi terhadan kolega maupun pelanggan
  4. Mampu menangani setiap permasalahan yang ada terutama yang menyangkut pekerjaan kantor
  5. Memiliki potensi untuk menjadi sekretaris
  6. Memiliki kesabaran dan keuletan dalam bekerja
  7. Disiplin dan cekataan dalam bekerja
  8. Berpenampilan baik dan menarik
Berpenampilan menarik dan baik merupakan salah satu dari syarat sebagai seorang sekretaris yang professional.Penampilan yang baik dan menarik akan memberikan persepsi dan kesan yang positif terhadap orang lain yang bertemu dengannya.
B. Pengertian Penampilan
Menurut pendapat para ahli pengertian penampilan adalah :
  1. Penampilan diri ialah pembentukan diri seseorang untuk menjadi lebih menarik terutama dari segi fisik dan juga pembentukan kepribadian yang mempesonakan terutama bagi kaum wanita.
  2. Penampilan adalah cara seseorang merubah dirinya menjadi lebih baik dalam berpenampilan.
  3. Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri menjadi lebih menarik untuk dipandang.
  4. Penampilan Ideal yaitu penampilan yang dirasa pas oleh orang tersebut atau penampilan yang tidak berlebih.
  5. Penampilan Menarik yaitu penampilan yang indah dipandang dan penampilan yang memiliki daya tarik bagi orang yang memandangnya.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik secara fisik maupun kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik bagi orang yang memandangnya.
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai penampilan diri seorang sekretaris, ada beberapa factor yang mempengaruhi penampilan diri yang prima dan terus terjaga.Beberapa factor tersebut adalah
  1. Pembawaan lahir.Keadaan diri sendiri yang merupakan adalah bentuk wajah,keadaan postur tubuh dan warna kulit.Untuk memperbaiki penampilan diri sebaiknya harus menerima keadaan diri sendiri sebagaiman adanya dan mencintai diri sendiri.
  2. Kesehatan fisik dan mental.Agar memperoleh kesehatan fisik dan mental maka makan cukup gizi dan membiasakan berolahraga secara teratur.
  3. Kebersihan Pribadi merupakan faktor penunjuang untuk mempertahankan kesehatan sekaligus penampilan diri.
  4. Latar belakang social ekonomi dan kebudayaan, faktor tersebut mempengaruhi penampilan terutama dalam hal selera.
C. Penampilan Seorang Sekretaris
Yang pertama dilihat atau diperhatikan oleh orang lain adalah bagaiman penampilan kita, karena penampilan menentukan bagaimana perasaan kita tentang diri sendiri.Ada kalimat,”Apabila kita yakin akan penampilan kita sendiri,maka kita pun akan merasa nyaman”…When you look good you feel good…”. Karena untuk menjadi sekretaris professional dan sukses,tampilah dengan gaya keberhasilan setiap hari,karena Anda tidak akan lagi mempunyai kesempatan mengalami “Kesan Pertama”. (La Rose:102).
Dalam dunia sekretaris sering terdapat istilah grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri yaitu suatu penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan kepribadian seseorang. Penampilan diri juga akan memberikan suatu kesan bagi orang lain.  Oleh karena itu grooming mempunyai hubungan yang sangat erat dengan sekretaris. Apabila anda ingin menjadi sekretaris yang baik maka anda juga harus mempunyai penampilan diri dan kepribadian yang baik juga atau dalam istilah bahasa inggrisnya "well groomed". Penampilan diri yang baik dapat mencerminkan kepribadian seseorang yang dapat dilihat dari ucapan dan perbuatannya.
Perlunya grooming atau penampilan diri yang baik dari seorang sekretaris dalam memberikan pelayanan kerja bagi pimpinan terutama relasi atau rekan kerja yang akan mementukan keberhasilan. Sekretaris harus mempunyai daya tarik yang dapat membuat orang memberikan kesan yang positif. Untuk itu sekretaris harus mengetahui prinsip yang harus didiketahui dalam berpenampilan menarik.
Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.
D. Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilanya
Penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil dan menarik maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :
  1. Tata cara berdandan 
  Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu menor dan glamour agar terlihat menarik. Berdandanlah secukupnya dan disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Janganlah memakai aksesoris atau make-up yang berlebihan karena akan terlihat  norak dan akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang lain dan akan diaanggap orang yang tidak mengetahui tata krama berdandan.
  1. Tata Rambut
Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.
  1. Tata  cara berpakaian
Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Dan yang paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan pakaian yang bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih dan sopan maka akan terlihat menarik.
  1. Gaya atau perilaku
Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri. 
Penampilan yang ideal dari seorang sekretaris diorientasikan pada kepribadian diri dari diri nya. Tampil dengan rapi,bersih dan segar,cantik bukan merupakan syarat mutlak menjadi seorang sekretaris, namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain.
Ciri-ciri dari seorang sekretaris yang ideal adalah sebagai berikut:
  1. Baik dan bertanggung jawab
  2. Menampilkan citra perusahaan
  3. Berpenampilan menarik
  4. Memahami wewenang dan tanggung jawab dengan baik
  5. Mampu dan pandai menjaga rahasia perusahaan
  6. Menguasai teknologi
  7. Cekatan,terampil,cermat,dan pintar
  8. Memahami karakter atasan
  9. Memiliki etika yang baik
  10. Pandai berbicara di depan publik
  11. Mampu menjaga kondisi fisik dan psikhis dengan baik
E. Kesimpulan
Penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik secara fisik maupun kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik bagi orang yang memandangnya. Dalam dunia sekretaris sering terdapat istilah grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri yaitu suatu penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan kepribadian seseorang Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.Penampilan seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal yaitu dari tata cara berdandan, tata rambut, tata cara berpakaian dan gaya atau perilaku dari sorang sekretaris itu sendiri. 

Syarat-syarat seorang Sekretaris

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar
seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Syarat-syarat
yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris adalah:

1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun
demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang
bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan
yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta
menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki
pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti halhal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada
perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu
menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya
penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan
sebagainya.

3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup
mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan
demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya
belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dll.

Jumat, 08 Februari 2013

sekertaris

  • 1. Menampilkan Citra Perusahaan
  • Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
  • 2. Baik dan Bertanggung Jawab
  • Sekretaris harus ramah, baik, dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas dan  rasa tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
  • 3. Pandai Menjaga Rahasia
  • Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.
  • 4. Tidak Gaptek
  • Sekretaris harus lah mempunyai wawasan luas di bidang nya, selalu up date dalam segala hal seperti kemajuan teknologi.
  • 5. Tahu Accounting dan Pembukuan
  • Dua hal ini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan kantor.
  • 6. Mampu Berbahasa Asing
  • Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sang Boss selalu mengajak meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting ( MOM ) munite of meeting, kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain.
  • 7. Mempelajari Karakter Boss
  • Agar tidak selalu salah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karakter atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.
  • 8. Mempunyai Etika yang Baik
  • Sekretaris harus memiliki etika yang baik dalam berbicara, duduk,dan makan karena itu mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat citra perusahaan.
  • 9. Pandai Berbicara di Depan Publik
  • Seorang sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan publik, kadang seorang atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuan dengan relasi lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.
  • 10. Seorang Sekretaris Harus SMART
  • Tidak hanya harus berpenampilan menarik, setapi sekretaris harus mampu dalam segala hal, seorang sekretaris harus cepat, cermat, dan tepat.